ИНСТРУКЦИЯ № 5 за приемане и съхраняване на разплащателните ведомости на прекратени осигурители без правоприемник

ИНСТРУКЦИЯ № 5 за приемане и съхраняване на разплащателните ведомости на прекратени осигурители без правоприемник (Обн. ДВ бр. 57/2005; изм. и доп. ДВ бр. 40/2007, бр. 109/2008, бр. 49/2009, бр. 12/2011, бр. 34/2012, бр. 107/2013, бр. 6/2015, бр. 52/2016, бр. 110/2020, бр. 1/2023, бр. 36/2024, бр. 77/2026) ИНСТРУКЦИЯ № 5 от 30 юни 2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателните ведомости на прекратени осигурители без правоприемник Раздел I Общи положения Чл. 1. (1) С тази инструкция се уреждат редът и условията за предаването, приемането, изземването, обработването, съхраняването и използването на ведомости за заплати и трудовоправни документи, съставени и/или издадени от осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документи, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи. (2) Когато възнагражденията са изплащани по банков път към подлежащите на предаване ведомости за заплати, се прилагат и следните документи: 1. платежни нареждания с приложен списък с имената на служителите, подписан от лицето, представляващо осигурителя; 2. фишове за възнаграждения, ведомости и други документи, удостоверяващи начисляването или изплащането на възнагражденията. Чл. 2. (1) Не се приемат и изземват документи, чийто срок на съхранение, установен в закон, е изтекъл. (2) След изтичане на сроковете за съхранение документите се унищожават по реда, определен в Закона за Националния архивен фонд. (3) Не се приемат и съхраняват документи по чл. 1 на осигурители, които имат правоприемник. В случай на спор между няколко осигурители относно правоприемството контролните органи на НОИ издават задължителни предписания за съхранение на документите по чл. 1 на тази страна по спора, която е правоприемник на прекратения осигурител. (4) Не се приемат и изземват документи по чл. 1: 1. които не са оформени и/или подписани съгласно действащия към датата на съставянето им ред; 2. чието физическо състояние не позволява да бъдат използвани за установяване на факти с правно значение при преценката на осигурителни права; 3. които са съставени и съхранявани като електронни документи: а) ведомости за заплати – преди 1 януари 2002 г.; б) трудовоправни документи – преди 1 януари 2017 г. Чл. 3. Документи по чл. 1, съставени и/или издадени от прекратени осигурители, които нямат правоприемник, не могат да се унищожават. Лицата, които държат или знаят местонахождението на такива документи, уведомяват съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт (ТП на НОИ) за тях. Чл. 4. (1) Осигурителите и лицата по чл. 5, ал. 10, изр. посл. от Кодекса за социално осигуряване (КСО) отговарят за цялостната дейност по опазването, обработването и предаването на документите по чл. 1 в ТП на НОИ. (2) За архивирането на останала документация лицата по ал. 1 търсят съдействието на органите за управление на Държавния архивен фонд. Чл. 5. (1) Предаване на документите по чл. 1 се извършва при прекратяване дейността на осигурителя. Прекратяване на дейността съгласно чл. 5, ал. 10 КСО е налице в следните случаи: 1. за физическите лица-стопани, които упражняват дейност въз основа на предварителна регистрация, определена с нормативен акт (адвокати, нотариуси, експерт-счетоводители, регистрирани земеделски стопани и тютюнопроизводители и др.), за дата на прекратяване на дейността се счита датата на прекратяване на регистрацията; 2. за физическите лица — осигурители, извън тези по т. 1, които са регистрирани с ЕИК по регистър БУЛСТАТ, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на заличаване от регистъра; 3. за едноличните търговци за дата на прекратяване на дейността се счита датата, която е посочена в заявлението, а за неперсонифицираните дружества — датата, на която органът за управление е приел решение за прекратяване на дейността; 4. за търговските дружества, кооперациите и юридическите лица с нестопанска цел за дата на прекратяване на дейността се счита датата, на която е вписан ликвидатор в търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел, а за банките и застрахователите – датата на решението за определяне на ликвидатор от органа по Закона за кредитните институции или Кодекса за застраховането;; 5. за юридическите лица, извън тези по т. 4, за дата на прекратяване на дейността се счита датата, на която компетентният орган по закон или по учредителен акт е приел решение за прекратяване на дейността; 6. за едноличните търговци, търговските дружества, юридическите лица с нестопанска цел и кооперациите, обявени в несъстоятелност, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на влизане в сила на съдебното решение за обявяване в несъстоятелност. (2) Документите по чл. 1 не се приемат, ако не са прекратени трудовите договори на работниците и служителите, освен в случаите, когато осигурителят има наети лица по трудов договор, ангажирани с дейността по обработка на документацията, която подлежи на предаване в ТП на НОИ. (3) Документите по чл. 1 не подлежат на предаване, ако са прекратени клонове или поделения на осигурителя или е извършена частична ликвидация на дейността му. (4) Документите по чл. 1 подлежат на предаване, без да е извършена ликвидация в случай на прекратяване на регистрацията на клонове или поделения на чуждестранни осигурители със седалище и адрес на управление в чужбина. (5) За предаване на документите в ТП на НОИ се подава писмено заявление по образец, утвърден от управителя на Националния осигурителен институт, към което се прилагат: 1. за едноличните търговци, търговските дружества, юридическите лица с нестопанска цел и кооперациите, обявени в несъстоятелност – съдебно решение за обявяване в несъстоятелност (оригинал или заверено копие) със заверка за дата на влизане в сила. (6) Заявлението се подава в 30-дневен срок от датата на прекратяване на дейността съгласно ал. 1, а в случаите по чл. 5, ал. 10, изр. посл. КСО – в тримесечен срок от датата на служебно заличаване на клона на чуждестранния търговец. (7) Заявлението се подава от: 1. лицето, представляващо осигурителя – лично или чрез упълномощено от него лице съгласно чл. 18 от Административнопроцесуалния кодекс (АПК); 2. лицата по чл. 5, ал. 10, изр. посл. КСО; 3. наследниците на починалия едноличен търговец, едноличен собственик на търговско дружество или физическо лице – осигурител. (8) Когато заявлението се подава от пълномощник, копие от пълномощното се прилага към него и се съхранява в ТП на НОИ. Когато заявлението се подава от лице по ал. 7, т. 3 и към него не е приложено удостоверение за наследници, същото се изисква служебно от съответната община (кметство). Общината (кметството) изпраща удостоверението в 14-дневен срок от получаване на искането. В тези случаи заявлението може да бъде подадено само от един от наследниците, ако е упълномощен с нотариално заверено пълномощно за това от останалите наследници. (9) Заявлението се подава по един от следните начини: 1. на място в съответното ТП на НОИ или в съответния регионален архивен център; 2. чрез лицензиран пощенски оператор; 3. по електронен път по реда на Закона за електронното управление (ЗЕУ).; 4. чрез Агенцията по вписванията в случаите по чл. 274а от Търговския закон. Чл. 6. (1) Документите по чл. 1 на хартиен носител могат да бъдат иззети по нареждане на ръководителя на ТП на НОИ, когато: 1. не е подадено заявление в срока по чл. 5, ал. 6; 2. след подаване на заявление по чл. 5 осигурителят не се е явил в срока, определен за предаване на документите; 3. осигурителят не е прекратил дейност съгласно чл. 5, ал. 1, но не е извършвал дейност през повече от една календарна година и съществува възможност осигурените лица да не могат да удостоверят осигурителните си права, поради неправилно съхранение на документите по чл. 1 или поради обстоятелството, че не им се издават документи за осигурителен стаж и осигурителен доход; 4. издадени са задължителни предписания по чл. 108, ал. 1, т. 3 КСО за начина на съхраняване на документите по ал. 1 и издаването на документи за осигурителен стаж и доход, които не са изпълнени в определения срок. (2) Документите се изземват, ако след изтичането на съответния срок по ал. 1 е издадено задължително предписание за предаването им съгласно чл. 108, ал. 1, т. 3 КСО, което е влязло в сила и не е изпълнено, т. 1 и 2. (3) (Отменен). Раздел II Предварителна обработка на предстоящата за предаване документация Чл. 7. (1) Документите по чл. 1 на хартиен носител се обработват от лицата по чл. 4, ал. 1 за тяхна сметка съобразно изискванията на чл. 8 – 13. (2) Иззетите по реда на чл. 6 документи, които не са обработени, се обработват съобразно изискванията на чл. 8 – 13 за сметка на НОИ от определени от ръководителя на ТП на НОИ служители или от избран по реда на Закона за обществените поръчки изпълнител. Чл. 8. (1) Документите по чл. 1 се систематизират в дела, оформени в отделни папки. (2) Формирането (обособяването) на делата се извършва чрез групиране на документите по видове. (3) Делото следва да съдържа само един вид документи и да не надвишава 250 листове. Чл. 9. (1) Обработването на делата за съхраняване се състои в номериране, поставяне на заглавна страница и заверителен надпис и почистване от метални крепители. (2) Делата се номерират в горния десен ъгъл на листа така, че да не се засяга текстът. Отделен номер получава всеки лист, върху който има текст на лицевата или на обратната страна, независимо дали този текст е цялостен или частичен. Не се номерират празните листове, листовете разделители и обвивките на делата. (3) Листовете от всякакъв формат, пришити от единия край, независимо от сгъването им се номерират като един лист. Сгънати и пришити през средата листове се номерират като два листа. (4) В делата, съдържащи трудовоправни документи, документите се подреждат за всяко лице в хронологичен ред. (5) Когато при номерацията са пропуснати страници, не се извършва нова номерация, а пропуснатите страници се номерират с цифри и букви. Чл. 10. (1) При оформяне на заглавната страница на делото се посочват: 1. пълното наименование на осигурителя, а в скоби — съкратеното, ако има такова, и БУЛСТАТ (ЕКПОУ); 2. наименованието на поделението и БУЛСТАТ (ЕКПОУ); 3. заглавието на делото според вида на документите в него; 4. началните и крайните дати на документите в делото. (2) При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва наименованието, което е имал към момента на съставяне на документите. В хронологичен ред се изброяват промените в наименованието и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна. (3) Ако делото е формирано от един осигурител, а е приключено от друг, на заглавната страница се добавя наименованието и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) на осигурителя-правоприемник. Чл. 11. (1) В края на всяко дело се прави заверителен надпис, в който се вписва броят на листовете на делото (с цифри и думи), отбелязват се характерните особености на документите и настъпилите изменения в състава и състоянието на делото (повреждане, липса на документи, прилагане на нови документи към делото и т.н.). (2) Заверителният надпис на книговезки подвързаните документи се прави на вътрешната страна на корицата. (3) Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочват длъжността му и датата на съставяне. Чл. 12. (1) След оформянето на делата се съставят описи, които се състоят от: 1. заглавен лист; 2. данни за делата (описание на документите в делата); 3. рекапитулация. (2) В заглавния лист на описа се вписват пълното, а в скоби съкратеното наименование на осигурителя, БУЛСТАТ (ЕКПОУ), поредният номер на описа, началната и крайната дата на включените в описа дела и броят на листовете на описа. Ако липсват документи, се вписва периодът, за който се отнасят. (3) При промени в наименованието на осигурителя в заглавния лист първо се вписва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна. (4) Когато осигурителят е имал поделения, които самостоятелно са водили ведомости за заплати, за всяко от тях се съставят отделни описи на делата. (5) Описите се подписват от лицата, представляващи осигурителите или от упълномощени от тях длъжностни лица или от лицата по чл. 5, ал. 7, т. 2 и 3, като се изготвят в три екземпляра – по един за ТП на НОИ, архивохранилището и осигурителя. Чл. 13. (1) В описа се включват следните данни за делата: 1. пореден номер на делото; 2. заглавие на делото; 3. начална и крайна дата на документите в делото; 4. брой на листовете, включени в делото; 5. забележка относно особеностите и физическото състояние на делото, липсващи документи и периодът, за който се отнасят. (2) В края на всеки опис се прави рекапитулация с цифри и думи за броя на описаните дела. Чл. 14а. (1) Документите по чл. 1, създадени и съхранявани само като електронни документи, се предават в НОИ само в електронен вид. (2) Документите се подготвят за предаване от лицата по чл. 4, ал. 1 за тяхна сметка съгласно изискванията на приложение № 1. (3) Към електронните документи, които предава в ТП на НОИ, осигурителят следва да представи декларация, в която са описани всички електронни подписи, с които са подписани документите, с упоменатите в т. 4, буква „б“ от приложение № 1 реквизити. (4) Документите по ал. 1 се систематизират в електронни дела, оформени в отделни папки (директории). (5) Формирането на електронните дела се извършва чрез групиране на документите по видове. Чл. 14б. (1) Ведомостите за заплати по чл. 1, създадени и съхранявани след 1.01.2002 г. на технически носител чрез използване на счетоводен софтуер, автоматични устройства или други информационни системи, съгласно изискванията на Закона за счетоводството, могат да се предават в НОИ чрез техническо средство. (2) Документите, създадени и съхранявани по реда на ал. 1, следва да съдържат цифров или друг уникален идентификатор, който да осигурява тяхната проследимост и идентифициране съгласно изискванията на Закона за счетоводството. (3) Документите по ал. 1 се предават при спазване на изискванията за формат, структура и съдържание, определени в образец приложение № 2, утвърден от управителя на НОИ. (4) Към документите на технически носител, които предават в ТП на НОИ, лицата по чл. 4 подават декларация по образец приложение № 3, утвърден от управителя на НОИ. Раздел III Предаване и приемане на документите Чл. 15. (1) Документите по чл. 1 се предават от лицата по чл. 4, ал. 1 в ТП на НОИ, на територията на което са седалищата им. Физическите лица – осигурители, предават документите в ТП на НОИ по постоянен адрес, а едноличните търговци – по постоянния си адрес или по седалището им. Ръководителят на ТП на НОИ определя датата за приемане на документите. (2) По искане на осигурител – юридическо лице или едноличен търговец, който през продължителни периоди от време е осъществявал дейност на територията на ТП на НОИ, различно от ТП на НОИ по седалището му, документите по чл. 1 могат да бъдат предадени в ТП на НОИ, на чиято територия е осъществявана дейността, след мотивирано предложение на длъжностното лице, на което е възложено ръководството на дейността на осигурителния архив в НОИ, и заповед на управителя на НОИ. (3) Документите по чл. 1 могат да се предават и в съответния регионален архивен център. Чл. 16. Когато документите по чл. 1 са предадени в ТП на НОИ, разходите за превозването им до определения регионален архивен център са за сметка на ТП на НОИ, което ги е приело. Чл. 17. (1) В ТП на НОИ и в регионалните архивни центрове се приемат само документи, които са обработени съобразно посочените в раздел II изисквания. (2) Неправилно обработените документи се връщат на лицата по чл. 4, ал. 1 с указания за дообработване, като превозването им е за тяхна сметка. (3) Приетите електронни документи се съхраняват в оригиналния си вид и формат по начин, осигуряващ оперативна достъпност за използване. След съхраняването им техническите носители, на които приетите в НОИ електронни документи са били записани, се връщат на лицата по чл. 4, ал. 1. Чл. 18. Документите по чл. 1 се приемат от назначена със заповед на директора на ТП на НОИ комисия в състав от председател и двама членове. При постъпило заявление за предаване на документи по чл. 14а в състава на комисията задължително се включва и допълнителен член – служител с компетентност в областта на информационните системи и/ или комуникации. Чл. 19. (1) Приемателната комисия: 1. проучва правилната обработка на делата и съставените описи, преглежда документите и взема решение за приемането или връщането им за дообработване, като дава и съответните указания; 2. предоставя съставените описи на делата за одобрение от ръководителя на ТП на НОИ или от упълномощено от него длъжностно лице; 3. съставя приемателно-предавателните протоколи. (2) Приемателната комисия може да откаже приемането на документацията по чл. 1, когато: 1. няма доказателства за прекратяване на дейността на осигурителя без правоприемник; 2. са включени документи на осигурители (работодатели), за които няма доказателства, че правоприемник е осигурителят, за който се предават документите; 3. са налице условията по чл. 2, ал. 4; 4. установи, че електронният носител е повреден, нечетим или е с вируси; 5. електронните документи не са подписани с квалифициран електронен подпис или не отговарят на изискванията в приложение № 1; 6. се установи, че документите не са първоначално създадени и съхранени като електронни документи. (3) Комисията може да изисква документи и пояснения от осигурителя или неговия представител, ако това е необходимо за изясняване на случая. Чл. 20. (1) За приемането на документите се съставя приемателно-предавателен протокол в два екземпляра – един за ТП на НОИ и един за осигурителя. Чл. 22. (1) Въз основа на двустранно подписания приемателно-предавателен протокол ръководителят на съответното ТП на НОИ или упълномощено от него длъжностно лице издава удостоверение по чл. 5, ал. 10 КСО за предаване на ведомостите за заплати. Удостоверението се издава като електронен документ. (2) Когато осигурителят е регистриран след 1 януари 2000 г. и не е имал наети лица, се издава удостоверение, в което след проверка в информационната система на НОИ се вписват посочените обстоятелства. (3) Когато липсват ведомости за заплати изцяло или за определен период от време, се издава удостоверение, в което се вписват посочените обстоятелства. (4) След подаване и постъпване на заявлението се извършва проверка от контролните органи на ТП на НОИ за задължения на осигурителите, освен в случаите по ал. 2. Удостоверенията по ал. 1—3 се издават след приключване на проверката. (5) Удостоверението се връчва лично или на надлежно упълномощено лице срещу подпис, чрез лицензиран пощенски оператор с обратна разписка на посочен адрес, на съответния адрес по чл. 18а, ал. 8 от АПК или по електронен път по реда на ЗЕУ. (6) Когато лицето по чл. 5, ал. 7 е заявило връчването на удостоверението да стане лично или чрез упълномощено лице срещу подпис, или чрез лицензиран пощенски оператор с обратна разписка на посочен адрес, или на съответния адрес по чл. 18а, ал. 8 от АПК, на същото се връчва заверено хартиено копие на електронно подписаното удостоверение. (7) При подадено чрез Агенцията по вписванията заявление за издаване на удостоверение по чл. 5, ал. 10 от КСО същото се изпраща до осигурителя и до Агенцията по вписванията по електронен път по реда на ЗЕУ. (8) Срокът за валидност на удостоверенията е дванадесет месеца считано от датата на издаването. В случаите, когато не е приключена процедурата по заличаване на осигурителя и издаденото удостоверение е с изтекъл срок, се издава ново удостоверение, чийто срок на валидност е дванадесет месеца, считано от датата на издаването. Чл. 23. Приемо-предавателните протоколи се систематизират, като за целта се оформя досие на осигурителя според утвърдената номенклатура на делата в ТП на НОИ. Чл. 24. (1) Предадената документация се завежда в регистър на постъпленията по реда на нейното постъпване. Регистърът съдържа следните данни: 1. пореден номер на постъплението; 2. дата на постъпването; 3. наименование и адрес на осигурителите и БУЛСТАТ (ЕКПОУ); 4. вид на предадените документи и периодите, за които се отнасят. (2) При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна. (3) (Отменен). Раздел IV Съхраняване на приетите документи Раздел V Използване на документалния масив Чл. 29. (1) Документите по чл. 1 обособяват самостоятелен документален масив и се съхраняват в срока по чл. 5, ал. 7, т. 1 КСО. (2) За организиране, съхранение и използване на документалния масив в ТП на НОИ и в регионалните архивни центрове се създават архивохранилища. (3) Приетата по реда на раздел III документация се завежда в единен регистър и документите се подреждат в архивохранилището по предварително изготвена схема или електронна схема за локализация. (4) Стелажите и клетките на стелажите се номерират. (5) На всеки стелаж се поставя указател, който съдържа следните данни: 1. брой клетки на стелажа; 2. наименование на осигурителите и номера на клетките, в които са разположени съответните документи; 3. вид на документите; 4. периодите, за които се отнасят. (6) Методическа помощ и контрол по състоянието, съхраняването и използването на документите в архивохранилищата се осъществяват от дирекция „Електронен обмен, дигитализация и архиви“ в Централното управление на НОИ. Чл. 29а. (1) Националният осигурителен институт създава и поддържа информационна система за съдържанието на документите по чл. 1 под формата на електронно досие на всеки осигурител. Данните от информационната система се използват за изчисляване и отпускане на пенсии и парични обезщетения. Чл. 30. (1) Въз основа на приетите в документалния масив по чл. 29, ал. 1 документи по чл. 1 се издават следните удостоверения: 1. за осигурителен стаж; 2. за осигурителен доход; 3. за трудов стаж; 4. за доход във връзка с данъчно облагане по Закона за данъците върху доходите на физическите лица; 5. по чл. 5, ал. 2 от Закона за установяване на трудов и осигурителен стаж по съдебен ред. (2) Удостоверенията са по образец, утвърден от управителя на НОИ. Чл. 32. (1) За издаване на удостоверение по чл. 30 заинтересованите лица подават писмено заявление по образец, утвърден от управителя на НОИ. В заявлението се посочват: трите имена, ЕГН/ЛН/ЛНЧ/СлН, адресът, персоналният профил, в Системата за сигурно електронно връчване, ако лицето разполага с такъв, наименованието на осигурителя, при когото е работило лицето, заеманата длъжност, периодът на работа, видът на искания документ и периодът, за който се отнася документът. При промени в наименованието на осигурителя в заявлението се посочва наименованието, което осигурителят е имал по време на полагане на стажа. По възможност лицето посочва предишни и следващи наименования на осигурителя, както и адреса му. (2) (Отменен). (3) Заявлението се подава: 1. на място в съответното ТП на НОИ или регионален архивен център; 2. чрез лицензиран пощенски оператор; 3. по електронен път по реда на ЗЕУ. (4) При необходимост от лицето се изисква попълване на декларация за идентичност на имената и/или представяне на документ от службата по гражданско състояние към общината. (5) Заявлението по ал. 1 може да се подава и от упълномощено лице съгласно чл. 18 от АПК. В този случай към заявлението се прилага и копие от пълномощното. (6) Когато заявлението по ал. 1 се подава от наследник и към него не е приложено удостоверение за наследници, същото се изисква служебно от съответната община (кметство). (7) Документи по чл. 30, ал. 1, т. 1 и 2 се издават и по искане на длъжностните лица по чл. 40, ал. 3, чл. 54ж, ал. 1 и чл. 98, ал. 1 КСО в ТП на НОИ, като в искането се посочват всички данни по ал. 1 и 2. Екземпляр от издадения по този ред документ се изпраща на лицето. Чл. 34. (1) Документите по чл. 30 се издават като електронни документи безплатно в срок до 30 дни. (2) Документите по чл. 30 се връчват лично или на упълномощено лице срещу подпис, чрез лицензиран пощенски оператор с обратна разписка на посочен точен адрес или по електронен път по реда на ЗЕУ. (3) Когато лицето е заявило връчването на удостоверението да стане лично или чрез упълномощено лице срещу подпис, или чрез лицензиран пощенски оператор с обратна разписка на посочен точен адрес, на същото се връчва заверено хартиено копие на електронно подписаното удостоверение. (4) Дубликати на издадени документи се издават срещу заплащане съгласно Тарифа за цените и начините за ценообразуване за изготвяне на специализирани продукти и услуги на НОИ. Чл. 36. Ръководителят на ТП на НОИ със заповед определя лицата, които могат да издават документи за осигурителен стаж и доход. Преходни и заключителни разпоредби § 2. Предаването и приемането на документите по чл. 1 на прекратени осигурители без правоприемник, съхранявани от физически и юридически лица, държавни учреждения, общини или кметове, се извършва по реда на раздел III в едногодишен срок от влизане в сила на инструкцията. § 3. Инструкцията се издава на основание чл. 37, ал. 5 от Кодекса за социално осигуряване. § 4. Инструкцията влиза в сила от 1 юли 2005 г. Управител: Й. Христосков Приложение № 1 към чл. 14а Изисквания към формата, качеството, наименованията и организацията на електронните документи и електронните подписи I. Изисквания към формата и качеството на електронните документи и електронните подписи. 1. Допустим формат на електронните документи: а) за ведомости за заплати: аа) текст – *.doc, *.docx, *.rtf, *.odt (за MS Word, минимална версия „XP“); бб) електронна таблица – *.xls, *.xlsx, *.ods (за MS Excel, минимална версия „XP“); вв) Portable Document Format (*.pdf) – действителен (за Adobe Acrobat, минимална версия „6.0“); гг) структурирани с визуално изражение – *.HTML, *.TXT, *.CSV; б) за трудовоправни документи: аа) текст – *.doc, *.docx, *.rtf, *.odt (за MS Word, минимална версия „XP“); бб) електронна таблица – *.xls, *.xlsx, *.ods (за MS Excel, минимална версия „XP“); 5 вв) Portable Document Format (*.pdf) – действителен (за Adobe Acrobat, минимална версия „6.0“); гг) изображения (*.jpg, *.jpeg, *.png, *.tiff, *.bmp). 2. Минимални изисквания за качеството на документите: а) документите да съдържат прав (некриптиран) текст; б) документите да не съдържат препратки към електронни адреси и уеб страници; в) документите трябва да бъдат черно-бели изображения с разделителна способност до 300 dpi (точки на инч); г) документите във формат *.pdf да не са получени чрез сканиране на отпечатан документ или изображение, поставено и съхранено като *.pdf; д) файловете, съдържащи документи, да не са заразени с вируси. 3. Критерии, на които следва да отговарят документите: а) всеки документ да бъде представен в отделен файл; б) всеки документ да бъде подписан с електронен подпис; в) за ведомости за заплати: аа) данните във файлове с формат *.TXT, *.CSV да са с разделител между полетата – „вертикална черта“, и да съдържат задължителен заглавен ред с информация за представената ведомост/част от ведомост; бб) всички формати за дата в документите трябва да са съобразени със стандартния за България формат „DD.MM.YYYY HH:MM:SS“, като наличието на време към датата не е задължително. 4. Изисквания към електронните подписи: а) вид електронен подпис – квалифициран електронен подпис (КЕП); б) реквизити на електронния подпис: Електронните подписи съдържат всички атрибути съгласно изискванията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУ У), в т.ч. задължително съдържат следните реквизити: аа) автор (личен идентификатор, имена); бб) ЕИК/код по БУЛСТАТ; вв) адрес на електронна поща; гг) издател и валиден срок към датата на подписване на документите/файловете; електронният подпис не може да е от тип за удостоверяване на сървър, уеб сайт или IP адрес, както и електронен печат. II. Изисквания към наименованието и организацията на електронните документи. 1. Всеки документ съдържа съответния идентификатор и се наименува, както следва: а) за ведомости за заплати: ЕИК_гггг_мм_N, където N е пореден (уникален) номер, ако има повече от една ведомост за месеца; б) за трудовоправни документи: ЕГН_ВидДок_ЕИК_N, където ВидДок се определя съгласно следната номенклатура: ТД_1 Трудови договори; ЗН_2 Заповеди за назначаване; ЗО_3 Заповеди за ползване на неплатен отпуск над 30 работни дни в една календарна година; ЗП_4 Заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения; ДС_5 Допълнителни споразумения, а N е пореден (уникален) номер, ако има повече от един документ от дадения вид за лицето. Например: ЕГН_ЗН_2_ЕИК_1. 2. Всяко дело (папка) се наименува съгласно следните изисквания: а) за ведомости за заплати: аа) по осигурител, година в папки (директории), наименувани с ЕИК на осигурителя и година; бб) формат на наименованията: ЕИК_гггг; б) за трудовоправни документи: аа) по лице в папки (директории), наименувани с (ЕГН/ЛН/ЛНЧ/Сл. номер) и име – поне две или и трите имена; бб) формат на наименованията: ЕГН_Имена_ЕИК; в) допустимо е в основните папки да има допълнителни подпапки (поддиректории), съдържащи напр. приложения към ведомостите или групирани по видове еднотипни трудовоправни документи и т.н. 3. Формирането на папките се извършва чрез групиране на документите в съответствие със следните изисквания: а) еднотипно – съобразно вида на документите според номенклатура на видовете документи; б) в рамките на една календарна година, като документите се подреждат по хронология заедно с отнасящите се към тях приложения (други документи). 4. Документите/папките не се архивират. 5. Към представяната документация се прилага опис на папките (директориите) с наименованията и съдържанието им, записан на същия носител. На един носител е допустимо да бъдат записани и ведомости за заплати, и трудовоправни документи само ако са организирани в две отделни директории на високо ниво. III. Допустими технически носители за съхраняване и предаване на електронните документи в НОИ: CD, USB Flash-памет, HDD и SSD.“ Управител: Ивайло Иванов