НАРЕДБА № Н-9 за реда за използване на архивните документи, съхранявани в дирекция “Централен военен архив”—Велико Търново

НАРЕДБА № Н-9 за реда за използване на архивните документи, съхранявани в дирекция „Централен военен архив“—Велико Търново (Обн. ДВ бр. 71/2003) НАРЕДБА № Н-9 от 29 юли 2003 г. за реда за използване на архивните документи, съхранявани в дирекция „Централен военен архив“—Велико Търново Глава първа ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ Чл. 1. (1) Наредбата определя реда, отчетността и контрола по използването на архивни документи, несъдържащи класифицирана информация, съхранявани в дирекция „Централен военен архив“ (ЦВА), и по предоставянето на информационни справки, преписи, препис-извлечения, ксерокопия, фотокопия, микрофилми, микрофишове и други носители на информация. (2) Архивни документи и информационни справки, съдържащи класифицирана информация, се предоставят при условията и по реда на Закона за защита на класифицираната информация (ЗЗКИ), Правилника за прилагане на ЗЗКИ и Наредбите по ЗЗКИ. Чл. 2. (1) Архивните документи, несъдържащи класифицирана информация, се предоставят за използване в читалните на ЦВА, на Главно управление на архивите (ГУА) при Министерския съвет (МС), на архива на Министерство на отбраната (МО) и на оперативния архив на Българската армия (ОАБА) под формата на микрофилми, микрофишове и други носители на информация. (2) Оригинални архивни документи, които не са микрофилмирани, могат да се ползват единствено в читалните на ЦВА. Чл. 3. Оригинални архивни документи не се предоставят за ползване извън архива. Чл. 4. Граждани, дарили лични архиви в ЦВА, могат писмено да определят условията на тяхното използване в акта за дарение. Глава втора ИЗПОЛЗВАНЕ НА АРХИВНИ ДОКУМЕНТИ В ЧИТАЛНИТЕ НА ЦВА Чл. 5. Архивните документи се предоставят за използване в читалните на ЦВА само след разрешение за използването им: 1. за български граждани и юридически лица — от директора на ЦВА; 2. за чуждестранни граждани и юридически лица — от председателя на ГУА при МС, съгласувано с министъра на отбраната. Чл. 6. (1) Разрешението за използване на архивни документи се дава въз основа на писмено искане. (2) Писмените искания на граждани трябва да съдържат: 1. име, презиме, фамилия, ЕГН, номер на паспорта или личната карта, месторабота, звание, длъжност, адрес за кореспонденция или друга форма на кореспондиране (тел., факс, e-mail и др.) на лицата; 2. цел на ползването; 3. план на темата и хронологични граници; 4. наименование на фондовете, с които ще работят; 5. нотариално заверено пълномощно за работа с архивни документи в случай на упълномощено лице. (3) Писмените искания на юридически лица трябва да съдържат данните от чл. 7, ал. 2 на ползвателя и да са оформени чрез официална кореспонденция. (4) При попълване на писмено искане потребителят има достъп до научно-справочния апарат (НСА) и се консултира от съответни експерти. Чл. 7. Писмените искания и останалите формуляри за ползване на архивни документи в ЦВА се съхраняват три години. Чл. 8. (1) За даденото разрешение по чл. 6 се изпраща уведомително писмо (приложение № 1), в което се посочва началната дата за посещение в читалнята. (2) Разрешението е валидно за срок една календарна година от датата на уведомителното писмо. (3) При неявяване на потребителя в двуседмичен срок заявените архивни документи се връщат в архивохранилищата. Чл. 9. При явяване в читалнята потребителят представя на завеждащия читалнята читателска карта. Чл. 10. (1) Преди допускане за работа в читалнята потребителят се запознава с тази наредба и попълва декларация (приложение № 2) и регистрационен лист (приложение № 3). (2) В читалните не се допускат за работа други лица освен посочените в искането. Чл. 11. (1) След запознаване с НСА потребителят попълва заявка на необходимите му за използване архивни единици (приложение № 4). (2) Заявките се изпълняват по възможност същия ден. Чл. 12. Потребителите ползват за деня до 10 микрофилмирани архивни единици или до 10 архивни единици в оригинал. Чл. 13. Забранява се изнасянето на информационни справочници извън архива. Чл. 14. (1) Забранява се внасянето в читалните на снимачна, копирна техника и мобилни телефони. (2) Технически средства в читалните на архива се ползват с разрешение на директора. Чл. 15. Забранява се поставянето на предмети между листовете на архивните единици, правенето на отметки върху текста на документите, замърсяването, подгъването на листовете и ръчното копиране направо от документите. Чл. 16. При ползването на микрофилми, микрофишове и други технически носители на информация читателите са длъжни да ги пазят от увреждане. Чл. 17. Архивните документи от личните фондове по чл. 5 се ползват по общия ред и в съответствие с условията в акта на дарението. Чл. 18. Потребителите, които публикуват научни трудове въз основа на архивни документи, предоставят безплатно по един екземпляр на ЦВА. Чл. 19. В последния петък на всеки месец читалнята не работи с потребители, а се извършва хигиенизация, техническа профилактика и проверка на ползваните архивни документи и материали. Глава трета ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ПРЕПИСИ, ПРЕПИСИЗВЛЕЧЕНИЯ, ФОТОКОПИЯ, МИКРОФИЛМИ, МИКРОФИШОВЕ, КСЕРОКОПИЯ И ДР. ТЕХНИЧЕСКИ НОСИТЕЛИ НА ИНФОРМАЦИЯ ОТ АРХИВНИ ДОКУМЕНТИ Чл. 20. (Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) Преписи, препис-извлечения, фотокопия, микрофилми, микрофишове, ксерокопия и други технически носители на информация от архивни документи се изготвят по писмена заявка за копия от документи (приложение № 5) срещу заплащане на държавна такса и съгласно общите правила за ценообразуване на услугите, които извършва ГУА при МС. Чл. 21. Копия от документи се предоставят с разрешение на директора на ЦВА. Чл. 22. (1) Всички предоставени копия задължително носят щемпел с инициалите на ЦВА и исковите данни на архивните документи. (2) Централният военен архив предоставя заверени копия на архивни документи по изрично писмено искане на потребителя срещу заплащане на съответната държавна такса. Чл. 23. Заверени копия от архивни документи, поискани официално от органите на държавната власт, се предоставят по служебен ред. Чл. 24. На чуждестранни граждани и юридически лица се предоставят копия от архивни документи и информационни справки след писмено искане, съгласувано с ГУА при МС и МО. Чл. 25. (1) Информационни справки по заявена тема или въпрос се изпълняват след регистриране на писмено искане. (2) Срокът на изпълнение се определя от директора на архива. (3) (Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) Информационните справки се изпълняват срещу заплащане съгласно общите правила за ценообразуване на услугите, които извършва ГУА при МС. (4) Всички използвани архивни единици и други източници се вписват в работната тетрадка на служителя като част от справочния апарат. Чл. 26. Справки, изискани по служебен ред, които съдържат лични данни, се предоставят при условията и по реда на Закона за защита на личните данни. Глава четвърта ОТЧЕТНОСТ И КОНТРОЛ ПРИ ИЗПОЛЗВАНЕ НА АРХИВНИ ДОКУМЕНТИ Чл. 27. Отчетността по използването на архивни документи се осъществява чрез: 1. писменото искане за работа с архивни документи; 2. (попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) уведомително писмо за разрешено ползване по чл. 8, ал. 1 (приложение № 1); 3. декларация (приложение № 2); 4. регистрационен лист (приложение № 3); 5. заявка за използване на архивни единици (приложение № 4); 6. заявка за копия от документи (приложение № 5); 7. книга за посещения на потребителите; 8. картон-заместител (приложение № 6); 9. отчетен лист на потребителя (приложение № 7); 10. дневник за движението на архивните единици; 11. картон за ползване (приложение № 8); 12. тематичен каталог на потребителя; 13. работна тетрадка на служителя. Чл. 28. Посещенията на потребителите се регистрират в книга, която се води от дежурния експерт в читалнята. Чл. 29. В картона-заместител се отразява движението на архивните единици от служителя, който я изнася от хранилището след полистна проверка. Чл. 30. В отчетния лист експертът в читалнята завежда използваните от потребителя архивни единици. Чл. 31. Задължително се изпращат в читалнята на ЦВА копия от регистрационния лист (приложение № 3) и отчетния лист на потребителя (приложение № 7) на работилите в читалнята на ГУА при МС, на архива на МО и на ОАБА. Чл. 32. В дневника за движението на архивните единици дежурният експерт в читалнята отразява ползваните за деня архивни единици от всички потребители. Чл. 33. (1) Картонът за ползване на архивната единица се попълва от потребителя, независимо дали е взел бележки от нея. (2) В случаите, когато потребителят не се е запознал със съдържанието на архивната единица, картонът за ползване се попълва от експерта. Чл. 34. В случаите, когато до края на работния ден не е приключила работата по архивните единици, те се съхраняват по ред, определен със заповед на директора. Чл. 35. Тематичният каталог на потребителите се актуализира от експерта в читалнята. Чл. 36. В работната тетрадка се отразяват всички искови данни по ползваните архивни документи за изготвянето на информационни справки. Приложение № 1 към чл. 1, т. 1 Средни месечни брутни работни заплати на едно лице от състава на кадровите военнослужещи по Закона за отбраната и въоръжените сили на Република България и на държавните служители— офицери, сержанти и граждански лица по Закона за Министерството на вътрешните работи, по министерства, ведомства и други бюджетни организации, финансирани централно от държавния бюджет, в сила от 1 юли 2003 г. № по ред 1. 2. 3. 4. 5. Министерства и други военизирани Средна ведомства и организации месечна брутна работна заплата (в лв.) Министерство на отбраната Министерство на вътрешните работи Национална разузнавателна служба Национална служба за охрана Министерство на транспорта и съобщенията—поделение 1224 6. Министерство на правосъдието Главна дирекция „Изпълнение на наказанията“ и Главна дирекция „Охрана“ 678,05 642,55 876,74 727,49 619,16 599,52 Приложение № 2 към чл. 1, т. 2 Средни месечни брутни работни заплати на едно лице от състава на гражданските лица по Закона за отбраната и въоръжените сили на Република България и на лицата, работещи по трудово правоотношение по Закона за Министерството на вътрешните работи, по министерства, ведомства и други бюджетни организации, финансирани централно от държавния бюджет, в сила от 1 юли 2003 г. № по ред Министерства и други военизирани Средна ведомства и организации месечна брутна работна заплата (в лв.) 1. Министерство на отбраната в т.ч.: Администрация на министерството 2. Министерство на вътрешните работи 3. Национална разузнавателна служба 4. Национална служба за охрана 5. Министерство на транспорта и съобщенията—поделение 1224 6. Министерство на правосъдието Главна дирекция „Изпълнение на наказанията“ и Главна дирекция „Охрана“ 355,60 508,06 322,96 310,69 322,65 290,62 385,98 Приложение № 3 към чл. 2, т. 1 ТАБЛИЦА за размера на основното месечно възнаграждение за военно звание на кадровите военнослужещи от Въоръжените сили на Република България, в сила от 1 юли 2003 г. № по ред Звание Заплата за звание (в лв.) 1 2 3 I. Генерали 1. Генерал (адмирал) 2. Генерал-лейтенант (вицеадмирал): 2.1. I степен 2.2. II степен 2.3. III степен 3. Генерал-майор (контраадмирал): 3.1. I степен 3.2. II степен 3.3. III степен 4. Бригаден генерал (бригаден адмирал): 4.1. I степен 4.2. II степен 4.3. III степен II. Офицери 5. Полковник (капитан I ранг): 5.1. I степен 5.2. II степен 5.3. III степен 5.4. IV степен 6. Подполковник (капитан II ранг): 6.1. I степен 6.2. II степен 6.3. III степен 1283 978 947 911 900 895 890 864 854 844 838 787 776 761 750 714 683 1 2 3 7. Майор (капитан III ранг): 7.1. I степен 7.2. II степен 8. Капитан (капитан-лейтенант): 8.1. I степен 8.2. II степен 8.3. III степен 9. Старши лейтенант 10. Лейтенант 11. Младши лейтенант III. Сержанти (старшини) 12. Офицерски кандидат 13. Старшина (мичман): 13.1. I степен 13.2. II степен 14. Старши сержант (главен старшина): 14.1. I степен 14.2. II степен 15. Сержант (старшина I степен) 16. Младши сержант (старшина II степен) IV. Войници 17. Ефрейтор (старши матрос) 18. Редник (матрос) 678 621 611 580 559 549 528 494 421 388 362 342 331 305 295 ТАБЛИЦА за размера на месечното възнаграждение за военно звание на военнослужещите на наборна военна служба, в сила от 1 юли 2003 г. Звание Заплата за звание (в лв.) 1. Редник (матрос) и курсант (школник) 2. Ефрейтор (старши матрос) и курсант (школник) 3. Младши сержант (старшина II степен ) и курсант (школник) 4. Сержант (старшина I степен) и курсант (школник ) 5. Старши сержант (главен старшина) и курсант (школник) 6. Старшина (мичман) и курсант (школник) 37 39 42 47 52 57 Приложение № 4 към чл. 12, ал. 1 Заявка ЦВА—В. Търново Ф. № .................................. оп. № ................................. а.е. № ................................. Заявка ЦВА—В. Търново Ф. № .................................. оп. № ................................. а.е. № ................................ от кого е дадена ............................................. дата .................................... подпис ............................... от кого е дадена ........................................... дата ................................... подпис .............................. Заявка ЦВА—В. Търново Ф. № .................................. оп. № ................................. а.е. № ................................. от кого е дадена ............................................. дата .................................... подпис ............................... Заявка ЦВА—В. Търново Ф. № .................................. оп. № ................................. а.е. № ................................ от кого е дадена ........................................... дата ................................... подпис .............................. Приложение № 5 към чл. 27, т. 6 ГЛАВНО УПРАВЛЕНИЕ НА АРХИВИТЕ ПРИ МИНИСТЕРСКИЯ СЪВЕТ ДИРЕКЦИЯ “ЦЕНТРАЛЕН ВОЕНЕН АРХИВ” РАЗРЕШАВАМ .................................... безвъзмездно или срещу заплащане ДИРЕКТОР .................................... .................................... дата По вх. №......./......... г. Чит. дело № ............. ЗАЯВКА от ................................................................................................ (име, презиме, фамилия) Моля, да се изработят ксерокопия, принтеркопия, микрофилм на следните архивни документи: № по ред Сигнатура на делото фонд опис а. е. листове от ....... до ........ брой на екземплярите година на делото Забележка Дата ............... Дал заявката: (подпис) Приложение № 6 към чл. 28, т. 8 КАРТОН-ЗАМЕСТИТЕЛ фонд ............. опис ............. арх. единица (дело) .................... брой на листовете .............................................................. Дата Име, презиме и Подпис Подпис на на фамилия на лицето, на из- приелия обратизна- изнесло делото от неслия но делото в сяне архивохранилището делото архивохрахранилището