НАРЕДБА за условията и реда за водене на Регистър на Националния архивен фонд
НАРЕДБА за условията и реда за водене на Регистър на Националния архивен фонд
(Обн. ДВ бр. 17/2009)
Раздел I Общи положения
Чл. 1. С наредбата се определят обстоятелствата, които се вписват в Регистъра на Националния архивен фонд, наричан по-нататък „регистъра“, редът за вписване и поддържане, както и за достъп до информацията в него.
Чл. 2. Целите на регистъра са да централизира информацията за съществуващите ценни документи в страната и извън нея, да подпомага опазването и съхраняването им и да разшири възможностите за тяхното използване.
Чл. 3. Регистърът е публичен и достъпът до него се осъществява чрез страницата на Държавна агенция „Архиви“ (ДАА) в интернет.
Чл. 4.
(1) В регистъра се въвеждат данни за състава и съдържанието на архивни документи на юридически и физически лица, вида на техния носител, мястото на съхраняването им, достъпа до тях и техния собственик.
(2) Вписването на данни за архивните документи не води до промяна на собствеността и мястото им на съхранение.
(3) На вписване подлежат данни за предвидените в наредбата обстоятелства и промените в тях.
(4) Данни за документи — носители на класифицирана информация, не подлежат на вписване.
Раздел II Водене на регистъра
Чл. 5.
(1) Държавна агенция „Архиви“ разработва и води регистъра като централизирана база данни, като: 1. предприема мерки за сигурност и оперативна съвместимост в съответствие с общоприетите в международната практика стандарти, които осигуряват целостта на данните и връзката с други информационни обекти; 2. осигурява условия за постоянен достъп до публичните данни в регистъра и гарантира защитата на личните и други данни за физическите и юридическите лица, както и защитата на данните за местосъхранението на документите им; 3. осигурява безсрочно съхраняване на данните в регистъра; 4. осигурява адаптирането на регистъра при промени в нормативните актове, регулиращи функционирането му; 5. води регистъра чрез длъжностни лица, определени със заповед на председателя на ДАА.
(2) Субектите по чл. 7, ал. 1 и чл. 8, ал. 1 получават партида с партиден номер, където извършват вписванията.
(3) При промяна на наименованието и/или статута на субектите по ал. 2 партидният номер не се променя.
(4) Субектите по чл. 7, ал. 1 получават идентификационен номер за всяко вписване в партидата си.
(5) Субектите по чл. 8, ал. 1 получават идентификационен номер за всяко вписване в партидата си съгласно условията на чл. 8, ал. 2—5.
Чл. 6. Архивите от системата на ДАА се включват в регистъра служебно.
Чл. 7.
(1) Държавните архиви по чл. 13—19, както и държавните и общинските музеи и библиотеки подават заявление за включване в регистъра по образец съгласно приложение № 1 и привеждат в готовност данните за вписване съгласно ал. 5, но не по-късно от 6 месеца от датата на подаване на заявлението.
(2) Ръководителите на институциите по ал. 1 определят със заповед длъжностни лица, които извършват вписванията.
(3) Копие от заповедта по ал. 2 се изпраща в ДАА в 7-дневен срок от датата на издаването ѝ.
(4) Лицата по ал. 2 отговарят за достоверността и актуалността на вписаните данни.
(5) Субектите по ал. 1 вписват данни за притежаваните и/или съхраняваните от тях ценни документи, които не са създадени в резултат от дейността им и не подлежат на предаване в архивите от системата на ДАА.
(6) Вписаните данни за документите се актуализират до 31 март на всяка календарна година.
(7) При настъпила промяна във вписаните данни по чл. 11, т. 1 актуализацията се извършва до един месец от датата на промяната.
Чл. 8.
(1) Частните архиви, юридическите лица с нестопанска цел, търговските дружества, политическите партии, културните, религиозните и други публични институции и физическите лица на територията на Република България и извън нея подават заявление за включване в регистъра по образец съгласно приложение № 2, съпроводено с опис на предложените за вписване документи.
(2) Архивите в системата на ДАА извършват експертиза на ценността на предложените за вписване документи и уведомяват субектите по ал. 1 за резултатите от експертизата в срок до 3 месеца от датата на подаване на заявлението.
(3) Субектите по ал. 1 въвеждат данните за документите, одобрени след експертизата, в срок до 6 месеца от датата на уведомлението.
(4) При всяко ново вписване в партидата субектите по ал. 1 подават заявление по образец съгласно приложение № 3, съпроводено с опис на предложените за вписване документи.
(5) При настъпила промяна във вписаните данни по чл. 11, т. 1—2 актуализацията се извършва до един месец от датата на промяната.
(6) Субектите по ал. 1 отговарят за достоверността и актуалността на въведените данни.
Чл. 9.
(1) Партида от регистъра се заличава след подаване на мотивирано заявление по съответния образец съгласно приложение № 4 или приложение № 5.
(2) Субектите по чл. 7, ал. 1 посочват в съответното заявление за заличаване на партидата и правоприемника на вписаните в регистъра документи.
Чл. 10. Заличена партида от регистъра може да бъде възстановена в случаите: 1. когато правоприемникът на субект, заличил партидата си със заявлението по чл. 9, ал. 1, пожелае да прехвърли вписванията от заличената партида като поредни вписвания в своята партида и подаде заявление по образец съгласно приложение № 6; 2. когато субект, заличил партидата си със заявление по чл. 9, ал. 1, пожелае да я възстанови и подаде заявление по образец съгласно приложение № 7.
Раздел III Подлежащи на вписване обстоятелства
Чл. 11. Общите обстоятелства за вписване от субектите по чл. 7, ал. 1 и чл. 8, ал. 1 са: 1. за юридически лица — наименование, код по БУЛСТАТ, адрес, електронен адрес (е-mail), телефон/факс, лице за контакти, работно време, условия за достъп и използване на документите; 2. за физически лица — име, адрес, електронен адрес (е-mail), телефон/факс, лице за контакти, условия за достъп и използване на документите.
Чл. 12. Архивите от системата на ДАА вписват данни за съхраняваните от тях документи чрез Автоматизираната информационна система на архивите.
Чл. 13. Направление „Ръкописно-документално и книжовно наследство“ на Народната библиотека „Св. св. Кирил и Методий“ вписва следните обстоятелства: 1. обобщена характеристика/съдържание на документите според принадлежността им към масива на съответното структурно звено (отдел) на направлението — видове фондове и сбирки, основни видове документи в тях, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български) и др.; 2. обем в линейни метри (л.м); 3. хронологичен обхват на документите; 4. видове носители (различни от хартиен); 5. справочници по документите; 6. описание на единичен ценен документ от масива.
Чл. 14. Научният архив на Българската академия на науките вписва следните обстоятелства: 1. обобщена характеристика/съдържание на документите според организацията им по масиви (фондове — лични, институтски; сбирки и др.)—основни видове документи, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български) и др.; 2. обем в л.м; 3. хронологичен обхват на документите; 4. видове носители (различни от хартиен); 5. справочници по документите; 6. описание на единичен ценен документ от масива.
Чл. 15. Архивът на Националния институт за паметниците на културата вписва следните обстоятелства: 1. обобщена характеристика/съдържание на документите по масиви според локализацията (по области) на недвижимите паметници на културата — основни видове документи, автори, дати, техника на създаване и др.; 2. обем в л.м; 3. хронологичен обхват на документите; 4. видове носители (различни от хартиен); 5. справочници по документите; 6. описание на единичен ценен документ от масива.
Чл. 16. Българската национална филмотека вписва следните обстоятелства: 1. обобщена характеристика/съдържание на документите по видове масиви от българския филмов фонд (игрални, анимационни, документални и научнопопулярни, кинопрегледи и хроники)—творчески колективи, жанрове, теми, дати и места на събитията и др.; 2. обем; 3. хронологичен обхват на документите; 4. видове носители; 5. справочници по документите; 6. описание на отделно заглавие.
Чл. 17. Архивът на Българската национална телевизия вписва следните обстоятелства: 1. обобщена характеристика/съдържание на документите по съществуващата организация по сектори съобразно вида на носителите — жанрове, производители, автори, езици (различни от български) и др.; 2. обем; 3. хронологичен обхват на документите; 4. видове носители; 5. справочници по документите; 6. описание на отделно заглавие.
Чл. 18. Архивът на Българското национално радио—„Златен фонд“, за фонодокументи вписва следните обстоятелства: 1. обобщена характеристика/съдържание на документите според утвърдената за използване категоризация на документите (I—VI категория)—автори, теми, дати и места на събитията, езици (различни от български) и др.; 2. обем; 3. хронологичен обхват на документите; 4. видове носители; 5. справочници по документите; 6. описание на отделно заглавие.
Чл. 19. Държавният геодезически, картографски и кадастрален фонд (Геокартфонд) на Агенцията по геодезия, картография и кадастър вписва следните обстоятелства: 1. обобщена характеристика/съдържание на документите според организацията им по масиви (геодезичен фонд, картографски фонд, кадастрален фонд)—основни видове документи, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български) и др.; 2. обем в л.м; 3. хронологичен обхват на документите; 4. видове носители; 5. справочници по документите; 6. описание на единичен ценен документ от масива.
Чл. 20. Държавните и общинските музеи и библиотеки вписват следните обстоятелства: 1. обобщена характеристика/съдържание на документите според организацията им по масиви (фондове, колекции, сбирки или единични документи)—основни видове документи, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български) и др.; 2. обем в л.м; 3. хронологичен обхват на документите; 4. видове носители (различни от хартиен); 5. справочници по документите; 6. описание на единичен ценен документ от масива.
Чл. 21. Частните архиви, юридическите лица с нестопанска цел, търговските дружества, политическите партии, културните, религиозните и други публични институции вписват следните обстоятелства: 1. обобщена характеристика/съдържание на документите според организацията им по масиви (фондове, колекции, сбирки) и/или характеристика на единични документи — видове документи, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български), особености (водни знаци, преписки, печати, орнаменти, автографи и др.) и физическо състояние на документите (обгорени, разкъсани, чупливи, с угаснал текст и др.); 2. обем в л.м; 3. хронологичен обхват на документите; 4. видове носители (различни от хартиен); 5. справочници по документите; 6. публикувани документи (при наличие на сведения).
Чл. 22. Физическите лица вписват следните обстоятелства: 1. обобщена характеристика/съдържание на документите според организацията им по масиви (колекции, сбирки) и/или характеристика на единични документи — видове документи, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български), особености (водни знаци, преписки, печати, орнаменти, автографи и др.) и физическо състояние на документите (обгорени, разкъсани, чупливи, с угаснал текст) и др.; 2. обем в л.м; 3. хронологичен обхват на документите; 4. видове носители (различни от хартиен); 5. справочници по документите (картотека, опис); 6. публикувани документи (при наличие на сведения).
Заключителни разпоредби
§ 1. Наредбата се приема на основание чл. 69, ал. 2 от Закона за Националния архивен фонд.
§ 2. Контролът по изпълнението на наредбата се възлага на председателя на Държавна агенция „Архиви“, който дава указания по прилагането ѝ.
Приложение № 1 към чл. 7, ал. 1 Вх. № ................ ............./200 ... г. ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ „АРХИВИ“ ЗАЯВЛЕНИЕ за включване в Регистъра на Националния архивен фонд Наименование ........................................................................................................................................................................ (пълно и съкратено наименование на юридическото лице) ..................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................... БУЛСТАТ ................................................................................................................................................................................ Адрес: ........................................................................................................................................................................................ (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №) ..................................................................................................................................................................................................... E-mail ........................................................................................................................................................................................ Тел./факс .................................................................................................................................................................................. Лице за контакти ................................................................................................................................................................... (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №, тел./факс, е-mail) ..................................................................................................................................................................................................... Работно време ........................................................................................................................................................................ ..................................................................................................................................................................................................... Условия за достъп и използване на документите ........................................................................................................ (свободен, ограничен, след определен период от време, във вид на копие, в определено време и др.) ..................................................................................................................................................................................................... Заявяваме готовността си за вписване на данни за притежаваните от нас ценни документи в Регистъра на Националния архивен фонд. Запознати сме с чл. 96 и 99 от Закона за Националния архивен фонд и с Наредбата за обстоятелствата, които подлежат на вписване в Регистъра на Националния архивен фонд, и за реда за неговото водене. Дата ........................ Подпис: ................................. Печат
Приложение № 2
към чл. 8, ал. 1
Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
............./200 ... г. НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ “АРХИВИ”
ЗАЯВЛЕНИЕ
за включване в Регистъра на Националния архивен фонд
Наименование/име ................................................................................................................................................................
(пълно и съкратено наименование на юридическото лице/име, презиме, фамилия на
физическото лице)
.....................................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................................
БУЛСТАТ/ЕГН (ЕНЧ) ........................................................................................................................................................
Адрес: ........................................................................................................................................................................................
(държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №)
.....................................................................................................................................................................................................
E-mail ........................................................................................................................................................................................
Тел./факс ..................................................................................................................................................................................
Лице за контакти ...................................................................................................................................................................
(държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №, тел./факс, е-mail)
.....................................................................................................................................................................................................
Работно време ........................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................................
Условия за достъп и използване на документите ........................................................................................................
(свободен, ограничен—с разрешение на собственика, след определен период от време, чрез посредничеството на
ДАА, във вид на копие, в определено време и др.)
.....................................................................................................................................................................................................
Заявявам/е желанието си за вписване на данни за притежаваните от мен/нас ценни документи в
Регистъра на Националния архивен фонд.
Прилагам/е опис на ценните документи, които желая/ем да впиша/ем в Регистъра.
Запознат/и съм/сме с чл. 96 и 99 от Закона за Националния архивен фонд и с Наредбата за обстоятелствата, които подлежат на вписване в Регистъра на Националния архивен фонд, и за реда за неговото водене.
Дата ........................ Подпис: .................................
Печат
* Излишните данни и реквизити не се попълват.
Приложение № 3
към чл. 8, ал. 4
Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
............./200 ... г. НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ “АРХИВИ”
ЗАЯВЛЕНИЕ
за ново вписване в партида на Регистъра на Националния архивен фонд
Партиден номер: .....................................................................................................................................................................
Наименование/име .................................................................................................................................................................
(пълно и съкратено наименование на юридическото лице/име, презиме, фамилия на физическото лице)
......................................................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
БУЛСТАТ/ЕГН (ЕНЧ) .........................................................................................................................................................
Адрес: ................................................................................................................... .
(държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №)
......................................................................................................................................................................................................
E-mail .........................................................................................................................................................................................
Тел./факс ...................................................................................................................................................................................
Лице за контакти ....................................................................................................................................................................
(държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №, тел./факс, е-mail)
......................................................................................................................................................................................................
Работно време .........................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
Условия за достъп и използване на документите .........................................................................................................
(свободен, ограничен—с разрешение на собственика, след определен период от време, чрез посредничеството на
ДАА, във вид на копие, в определено време и др.)
......................................................................................................................................................................................................
Заявявам/е желанието си за ново вписване в партидата.
Прилагам/е опис на ценните документи, които желая/ем да впиша/ем.
Запознат/и съм/сме с чл. 96 и 99 от Закона за Националния архивен фонд и с Наредбата за обстоятелствата, които подлежат на вписване в Регистъра на Националния архивен фонд, и за реда за неговото водене.
Дата ........................ Подпис: .................................
Печат
* Излишните данни и реквизити не се попълват.
Приложение № 4 към чл. 9, ал. 1 Вх. № ................ ............./200 ... г. ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ „АРХИВИ“ ЗАЯВЛЕНИЕ за заличаване на партида от Регистъра на Националния архивен фонд Наименование ........................................................................................................................................................................ (пълно и съкратено наименование на юридическото лице) ...................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................... БУЛСТАТ ................................................................................................................................................................................. Адрес: ................................................................................................................... . (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №) ...................................................................................................................................................................................................... E-mail ......................................................................................................................................................................................... Тел./факс ................................................................................................................................................................................... Лице за контакти .................................................................................................................................................................... (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №, тел./факс, е-mail) ...................................................................................................................................................................................................... Наименование и адрес на правоприемника на документите ..................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................... Уведомяваме Ви за необходимостта от заличаване на партидата ни от Регистъра на Националния архивен фонд поради: ...................................................................................................................................................................................................... (промяна на статута, собствеността, други основателни причини) Дата ........................ Подпис: ................................. Печат
Приложение № 5 към чл. 9, ал. 1 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ............./200 ... г. НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ „АРХИВИ“ ЗАЯВЛЕНИЕ за заличаване на партида от Регистъра на Националния архивен фонд Наименование/име ................................................................................................................................................................ (пълно и съкратено наименование на юридическото лице/име, презиме, фамилия на физическото лице) ...................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................... БУЛСТАТ/ЕГН (ЕНЧ) ......................................................................................................................................................... Адрес: ................................................................................................................... . (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №) ...................................................................................................................................................................................................... E-mail ......................................................................................................................................................................................... Тел./факс ................................................................................................................................................................................... Лице за контакти .................................................................................................................................................................... (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №, тел./факс, е-mail) ...................................................................................................................................................................................................... Уведомявам/е Ви за желанието си да бъде заличена партидата ми/ни от Регистъра на Националния архивен фонд поради: ........................................................................................................................................................................... (промяна на собствеността, други основателни причини) ..................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................... Дата ........................ Подпис: ................................. Печат *Излишните данни и реквизити не се попълват.
Приложение № 6 към чл. 10, т. 1 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ............./200 ... г. НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ „АРХИВИ“ ЗАЯВЛЕНИЕ за възстановяване на данните от заличена партида в Регистъра на Националния архивен фонд Наименование/име ................................................................................................................................................................ (пълно и съкратено наименование на юридическото лице/име, презиме, фамилия на физическото лице) ...................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................... БУЛСТАТ/ЕГН (ЕНЧ) ......................................................................................................................................................... Адрес: ................................................................................................................... . (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №) ...................................................................................................................................................................................................... E-mail ......................................................................................................................................................................................... Тел./факс ................................................................................................................................................................................... Лице за контакти .................................................................................................................................................................... (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №, тел./факс, е-mail) ...................................................................................................................................................................................................... Работно време ......................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................... Условия за достъп и използване на документите ......................................................................................................... (свободен, ограничен—с разрешение на собственика, след определен период от време, чрез посредничеството на ДАА, във вид на копие, в определено време и др.) ...................................................................................................................................................................................................... Заявявам/е желанието си за възстановяване на данни от заличена партида в Регистъра на Националния архивен фонд. ...................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................... (нормативен документ, с който е определен правоприемникът—само за юридически лица) .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. (наименование/име на субекта, притежавал заличената партида) Запознат/и съм/сме с чл. 96 и 99 от Закона за Националния архивен фонд и с Наредбата за обстоятелствата, които подлежат на вписване в Регистъра на Националния архивен фонд, и за реда за неговото водене. Дата ........................ Подпис: ................................. Печат *Излишните данни и реквизити не се попълват.
Приложение № 7 към чл. 10, т. 2 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ............./200 ... г. НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ „АРХИВИ“ ЗАЯВЛЕНИЕ за възстановяване на заличена партида в Регистъра на Националния архивен фонд Наименование/име ................................................................................................................................................................ (пълно и съкратено наименование на юридическото лице/име, презиме, фамилия на физическото лице) ...................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................... БУЛСТАТ/ЕГН (ЕНЧ) ......................................................................................................................................................... Адрес: ................................................................................................................... . (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №) ...................................................................................................................................................................................................... E-mail ......................................................................................................................................................................................... Тел./факс ................................................................................................................................................................................... Лице за контакти .................................................................................................................................................................... (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №, тел./факс, е-mail) ...................................................................................................................................................................................................... Работно време ......................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................... Условия за достъп и използване на документите ......................................................................................................... (свободен, ограничен—с разрешение на собственика, след определен период от време, чрез посредничеството на ДАА, във вид на копие, в определено време и др.) ...................................................................................................................................................................................................... Заявявам/е желанието си за възстановяване на заличената ми/ни партида в Регистъра на Националния архивен фонд. ...................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................... (нормативен документ, с който е определен правоприемникът—само за юридически лица) ...................................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................... (наименование/име на субекта, притежавал заличената партида) Запознат/и съм/сме с чл. 96 и 99 от Закона за Националния архивен фонд и с Наредбата за обстоятелствата, които подлежат на вписване в Регистъра на Националния архивен фонд, и за реда за неговото водене. Дата ........................ Подпис: ................................. Печат *Излишните данни и реквизити не се попълват.