ПРАВИЛНИК за прилагане на Закона за Държавния архивен фонд

ПРАВИЛНИК за прилагане на Закона за Държавния архивен фонд (Обн. ДВ бр. 36/1989; изм. и доп. ДВ бр. 112/1999) Раздел 1 Общи положения Чл. 1. (1) Определянето на архивните документи, които се включват в Държавния архивен фонд като ценни по смисъла на чл. 2, ал. 1 от закона, се извършва от постоянно действуващи експертни комисии към учрежденията, научните, стопанските, обществените и други организации съгласувано със съответните органи за управление на Държавния архивен фонд и съобразно профила им. (2) Съставът и задачите на постоянно действуващите експертни комисии се определят със заповед на ръководителите на съответните учреждения и организации. В тях се включват задължително един от заместник-ръководителите на учреждението или организацията, главният счетоводител, юрисконсултът, отговарящите за деловодството и учрежденския архив (включително и за технически архив, филмотеки, фототеки, фонотеки, дискотеки и др.) и други компетентни лица. Екземпляр от отчетния доклад се изпраща на съответните органи за управление на Държавния архивен фонд. Чл. 4. (1) Главното управление на архивите при Министерския съвет организира и координира попълването на Държавния архивен фонд с документи и копия на документи за българската история, съхранявани в чуждестранни архиви, институти и граждани. (2) Издирване на документи за българската история от учреждения, институти и лица в чужбина се извършва след съгласуване с Главното управление на архивите. (3) Издирените оригинални документи или копия, получени от чужбина, се предават на Главното управление на архивите в шестмесечен срок от придобиването им. (4) Оригинални документи, получени по ал. 3, се разпределят от Главното управление на архивите съобразно профила на архивите. (5) Копията на документите се съхраняват и обработват в Националното хранилище за чуждестранни документи, а копията на ръкописни и старопечатни книги - в Ръкописно-документалния център при Народната библиотека „Кирил и Методий“. (6) Учрежденията, организациите и лицата, придобили и предали на органите за управление на Държавния архивен фонд оригинални документи или копия от чужбина, могат да ги използуват с предимство до 3 години. Чл. 6. (1) Копия на документи, които са съставна част на Държавния архивен фонд, съхранявани в държавните архиви, музеи, библиотеки и др., могат да се изнасят зад граница само след представяне на опис и разрешение от Главното управление на архивите. (2) Архивни документи от личен произход по изключение може да се изнасят зад граница съгласно чл. 4, ал. 3 от закона след представяне на заверен опис от Главното управление на архивите. Чл. 7. Профилът на държавните архиви, съставът на фондовете им, териториалният обхват и източниците за комплектуване се определят от Главното управление на архивите. Чл. 8. (1) При разработване и решаване на принципни въпроси от теорията и практиката на архивното дело Главното управление на архивите се подпомага от Междуведомствен координационен съвет (МКС), Централна експертно-проверочна комисия (ЦЕПК), Централна оценителна комисия (ЦОК) и др. Съставът и задачите на МКС се определят от председателя на Министерския съвет, а на ЦЕПК, ЦОК и други помощни органи - от началника на Главното управление на архивите. (2) Началникът на Главното управление на архивите съгласувано с председателя на изпълнителния комитет на съответния областен народен съвет създава областен координационен съвет, в чийто състав влизат директорите на държавните архиви на територията на дадена област. (3) В централните и местните държавни архиви се създават дирекционни съвети, чийто състав се утвърждава от началника на Главното управление на архивите. Чл. 9. Задачите, организацията и дейността на органите, посочени в чл. 8, се определят от ръководителите на съответните ведомства съгласувано с началника на Главното управление на архивите. Чл. 14. Ръководителите на учрежденията и организациите носят лична отговорност за съхраняваните документи до предаването им в държавния архив. Чл. 15. (1) Вътрешноведомствените контролни органи на учрежденията и организациите се задължават ежегодно да проверяват наличността, правилната организация, условията за съхраняването и опазването на документите, като отразяват резултатите в акт, който се изпраща в едномесечен срок за сведение в съответния орган за управление на Държавния архивен фонд. (2) Констатациите на вътрешноведомствените контролни органи се отразяват и в протоколите от проверките на органите за управление на Държавния архивен фонд. Чл. 17. (1) Централната експертно-проверочна комисия при Главното управление на архивите разглежда принципни въпроси от теорията и практиката на експертизата на ценността и комплектуването на архивните документи. Тя утвърждава списъци за подборно комплектуване, списъци на видовете документи, примерни и типови номенклатури на делата. (2) Съставът на експертно-проверочните комисии се определя от ръководителите на съответните държавни архиви. (3) Заключенията на постоянно действуващите експертни комисии по чл. 13, ал. 2 от закона се обсъждат от експертно-проверочните комисии и се утвърждават от ръководителите на съответните държавни архиви. (4) Главното управление на архивите определя реда за работата на експертно-проверочните комисии в държавните архиви. Чл. 19. Когато има опасност придобитите по наследство, дарение, завещание или по друг начин архивни документи от граждани да се унищожат, разпилеят или изнесат зад граница преди изтичането на срока по чл. 45, ал. 1 от закона, съответният орган за управление на Държавния архивен фонд с разрешение на прокуратурата съставя опис на архивните документи и ги приема за съхраняване до тяхното даряване, закупуване или отчуждаване. Чл. 22. Към органите за управление на Държавния архивен фонд може да се създават със заповед на началника на Главното управление на архивите звена за научно-техническа и тематична обработка на архивни фондове и документи на учрежденията и организациите срещу заплащане по установения ред. Чл. 24. Народната библиотека „Кирил и Методий“ предава на Главното управление на архивите безплатно по един депозитен екземпляр от печатните произведения. Чл. 25. Органите за управление на Държавния архивен фонд изграждат информационна система на архивите за обслужване на учрежденията, организациите и изследователите с документна информация. Чл. 26. Учрежденията, организациите и лицата, предали на органите за управление на Държавния архивен фонд документи и копия от документи, имат до 3 години предимство за използуването и публикуването им. Чл. 27. (1) Не се разрешава използуването на оригинали на архивни документи при наличие на техни копия. Същото се отнася и за оригинали на кино-фото-фоно- и видеодокументи (негатив, лаванда, тонфилм, единични позитиви до дублирането им, запис на магнитна лента от първоизточника и др.). Може да се използуват извън архивите само копия на архивни документи, но с разрешение на ръководителя на съответния архив. (2) Не се разрешава използуването извън архива на научно-справочния апарат към всички видове документи с изключение на издадените в печатна форма справочници. Чл. 28. Не се разрешава използуването на оригинали на архивни документи при организиране на изложби, музейни експозиции и др. Изключение може да се допусне само с разрешение на Главното управление на архивите. Чл. 29. (1) Българските граждани, които желаят да използуват архивни документи съгласно чл. 18, ал. 2 от закона, подават писмена молба до ръководителя на съответния архив, в която посочват интересуващата ги тема и целта на използуване. (2) Чуждите граждани използуват архивни документи само с разрешение на Главното управление на архивите. (3) Документите с външнополитически характер се използуват независимо от това, къде се съхраняват, със съгласието на Министерството на външните работи. (4) Документите от Централния военен архив се използват със съгласието на министъра на отбраната. Чл. 30. (1) Институтите, които приемат чужди граждани по спогодби или като гости, желаещи да работят в българските архиви, са длъжни да предупреждават Главното управление на архивите най-малко 30 дни преди пристигането им и да предоставят план на темата, по която ще се издирват документи. (2) След получаване на разрешение от Главното управление на архивите институтите уведомяват чуждия гражданин. Чл. 31. Учреждения, организации и лица може да получават копия на документи от органите за управление на Държавния архивен фонд след разрешение от ръководителя на съответния архив по установения ред. Чл. 32. Редът за използуване на документите от състава на Държавния архивен фонд се определя от началника на Главното управление на архивите. За нарушение на този ред може да се налагат наказанията по чл. 21, ал. 1 от закона. Чл. 34. (1) Копия на документи (микрофилми, ксерокопия и др.) за чуждестранни граждани се предават само чрез Главното управление на архивите. (2) Копия на документи от чуждестранните архиви за български граждани се получават чрез Главното управление на архивите. Получените копия направо в учрежденията и организациите от чуждестранни архиви, институти и граждани се декларират в шестмесечен срок след получаването им пред Главното управление на архивите.