РЕГЛАМЕНТ (ЕИО) № 354-1983 отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общн

Регламент (ЕИО) № 354/1983 относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия Консолидиран ТЕКСТ: 31983R0354 — BG — 26.03.2015 1983R0354 — BG — 26.03.2015 — 002.001 Този документ е средство за документиране и не обвързва институциите ►B РЕГЛАМЕНТ (ЕИО, ЕВРАТОМ) № 354/83 НА СЪВЕТА от 1 февруари 1983 година относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (ОВ L 043, 15.2.1983, p.1) Изменен с Официален вестник No page date ►M1 РЕГЛАМЕНТ (ЕО, ЕВРАТОМ) № 1700/2003 НА СЪВЕТА от 22 септември 2003 година L 243 1 27.9.2003 ►M2 РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА от 17 март 2015 година L 79 1 25.3.2015 ▼B РЕГЛАМЕНТ (ЕИО, ЕВРАТОМ) № 354/83 НА СЪВЕТА от 1 февруари 1983 година относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ, като взе предвид Договора за създаване на Европейската икономическа общност, и по-специално член 235 от него, като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, и по-специално член 203 от него, като взе предвид предложението на Комисията ( 1 ), като взе предвид становището на Европейския парламент ( 2 ), като има предвид, че в рамките на изпълнението на тяхната мисия, институциите на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия са събрали голяма колекция от архивни документи; като има предвид, че тези архиви са собственост на тези общности, всяка от които е юридическо лице; като има предвид, че е постоянна практика, както в държавите-членки, така и в международните организации, тези архиви да станат достъпни за обществеността след изтичането на определен брой години; като има предвид, че следва да се определят общи правила относно отварянето за обществеността на историческите архиви на Европейските общности; като има предвид, че някои от документите и записите, изхождащи от институциите на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия в техния материален вид се намират в архивите на държавите-членки; като има предвид, че държавите-членки прилагат различни правила, за да определят кога, и при какви условия техните архиви могат да станат достъпни за обществото; като има предвид, че следва да се избегне класифицирани документи и записи, изхождащи от институциите на Общностите, да станат достъпни за обществото през националните архиви при условия, по-малко строги от тези, предвидени от настоящия регламент; като има предвид, че използването и критичният анализ на архивите на Общността не служат само за историческите изследвания изобщо, а могат също така да улеснят дейностите на органи, включени в работата на Общността и да допринасят по този начин за по-добро осъществяване на целите на Общностите; като има предвид, че Договорите не са предвидили специфични правомощия, за да бъдат установени общи правила в тази област; като има предвид, че следва да се определят някои съществени принципи, като на всяка институция на Общността се предостави възможността да приеме разпоредби за прилагането в рамките на Общността на тези принципи, ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ: ▼M1 Член 1 1. Целта на настоящия регламент е да осигури съхраняването на документи с историческа или административна стойност и те да се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно. За тази цел всяка институция на Европейската общност и Европейската общност за атомна енергия, както и Европейският икономически и социален комитет, Комитетът на регионите, агенции и подобни органи, създадени от законодателя (по-долу наричани институциите), създават своите исторически архиви и ги отварят за обществеността при условията, предвидени в този регламент, след изтичането на период от 30 години, започващ от датата на създаване на документа. 2. По смисъла на настоящия регламент: а) „архиви на институциите на Европейските общности“ означава тези документи независимо от какъв тип са и на какъв носител са, които са създадени или получени от някоя от институциите или от техни представители или служители при изпълнението на задълженията им, които са свързани с дейностите на Европейската общност и/или Европейската общност за атомна енергия (по-долу наречени Европейските общности); б) „исторически архиви на институциите на Европейските общности“ се състоят от тази част на архивите на институциите на Европейските общности, която е избрана според условията, предвидени в член 7 за постоянно съхраняване. 3. Всички документи на разположение на обществеността преди изтичането на периода, предвиден в параграф 1, остават на разположение без ограничения. ▼B 4. След изтичането на тридесетгодишния срок, предвиден в параграф 1, достъп до историческите архиви се дава на всяко лице, което поиска това и което приеме да се подчини на вътрешните правила, приети за тази цел от всяка институция. 5. Историческите архиви са достъпни под формата на копия. Институциите могат обаче да направят достъпни оригиналите на документите или записите, ако ползвателят докаже специален и надлежно обоснован интерес. ▼M1 Член 2 1. В случай че документите, обхванати от изключението, свързано с правото на лична свобода и неприкосновеност на личността, определени в член 4, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно достъпа на обществеността до документи на Европейския парламент, Съвета и Комисията ( 3 ), и тези, отнасящи се до търговските интереси на физическите или юридическите лица, включително интелектуалната собственост, както е описано в член 4, параграф 2, първо тире от Регламент (ЕО) № 1049/2001, изключенията могат да продължат да бъдат прилагани за всички или част от документите след 30-годишен период, ако съответните условия за прилагането им са изпълнени. 2. Документите, обхванати от изключението, отнасящо се до правото на лична свобода и неприкосновеност на личността, както е определено в член 4, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕО) №. 1049/2001, включващ досиетата на персонала на Европейските общности, могат да бъдат разкривани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. за защитата на физическите лица по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни ( 4 ), и по-специално членове 4 и 5 от него. 3. Преди да реши да бъдат предоставени на обществеността документи, които, ако бъдат разкрити, могат да увредят търговските интереси на физически или юридически лица, включително интелектуална собственост, както е определено в член 4, параграф 2, първо тире от Регламент (ЕО) № 1049/2001, институцията информира заинтересованото лице съгласно правилата, които трябва да бъдат определени от всяка институция, за своето намерение да предостави достъп на обществеността до въпросните документи. Документите няма да бъдат освобождавани, ако след като се вземат предвид забележките на засегнатото лице, институцията смята, че тяхното разкриване би увредило такива търговски интереси, освен ако при разкриването не надделява общественият интерес. 4. Документите със специфично съдържание по смисъла на член 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 са достъпни в рамките ограниченията, предвидени в този член. Член 3 Обществеността няма достъп до документи, класифицирани съгласно член 10 от Регламент № 3 от 31 юли 1958 г. на Съвета за прилагане на член 24 от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия ( 5 ), които не са били декласифицирани. ▼M1 ————— ▼M1 Член 5 За целите на спазването на правилото за 30-те години, предвидено в член 1, параграф 1, всяка институция своевременно и не по-късно от двадесет и петата година след датата на създаване на документа разглежда всички документи, класифицирани в съответствие с правилата на въпросната институция, за да реши дали да ги декласифицира или не. Документите, които не са декласифицирани при първото такова разглеждане се преразглеждат периодично и най-малко на всеки пет години. Член 6 Когато след изтичането на 30-годишния период, предвиден съгласно член 1, параграф 1, държавата-членка възнамерява да освободи за достъп на обществеността документи, създадени от институциите и обхванати от член 2 или член 3, тя се консултира със съответната институция, за да вземе решение, което не застрашава постигането на целите на настоящия регламент. Член 7 Всяка институция прехвърля към своите исторически архиви всички документи, съдържащи се в действащите им архиви, не по-късно от 15 години след датата на създаването им. Съгласно критериите, установени от всяка институция в съответствие с член 9, ще има първоначален процес на сортиране с цел отделянето на документи, които трябва да бъдат съхранени от тези, които нямат административна или историческа стойност. ▼B Член 8 ▼M2 1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението. Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи. ▼B 2. При поискване, всяка институция предоставя на държавите-членки и на другите институции, доколкото не става въпрос за държавата-членка, където се намира институцията или за институции, намиращи се в същата държава-членка, пълен комплект от микрокопия на нейните исторически архиви, доколкото последните са достъпни за обществеността по силата на настоящия регламент. ▼M2 3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала. 4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ. 5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз. 6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище. 7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област. 8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там. 9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви. 10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза ( 6 ). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал. Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години. 11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент. 12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ. ▼M1 Член 9 ▼M2 1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи). ▼M1 2. Всяка институция ежегодно публикува информация относно своите дейности по историческото архивиране. ▼M2 3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността. ▼B Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки. ▼M2 ПРИЛОЖЕНИЕ РАЗПОРЕДБИ ЗА ДЕПОЗИРАНЕТО НА ИСТОРИЧЕСКИТЕ АРХИВИ НА ИНСТИТУЦИИТЕ В ЕВРОПЕЙСКИЯ УНИВЕРСИТЕТСКИ ИНСТИТУТ ВЪВ ФЛОРЕНЦИЯ 1. В случай на архиви, които не са в цифров вид, оригиналните документи се депозират в ЕУИ за постоянно съхранение, заедно с микрофилм и/или тяхно цифрово копие. В случай на архиви в цифров вид ЕУИ разполага с постоянен достъп до документите, който да му позволява да изпълнява задължението си да предоставя на обществеността достъп до историческите архиви от едно-единствено място и да насърчава извършването на справки в тях. Институциите, от които произхождат архивите, продължават да носят отговорността за постоянното съхранение на собствените си архиви в цифров вид. 2. Депозирането се извършва на годишни траншове и доколкото е възможно, съгласно обичайните процедури на институциите за архивна обработка. 3. ЕУИ не променя архивната класификация, установена от депозиращите институции, нито унищожава или променя документи или досиета. 4. ЕУИ връща на депозиращите институции оригиналите на всеки депозиран документ и досие, ако това бъде поискано от съответната институция. Депозиращите институции връщат оригиналите на ЕУИ от момента, в който нямат повече нужда от тях. 5. ЕУИ незабавно информира депозиращите институции за всички обстоятелства, които могат да изложат на риск неприкосновеността на архивите, които те са депозирали. ( 1 ) ОВ С 132, 2.6.1981 г., стр. 6. ( 2 ) ОВ С 327, 14.12.1981 г., стр. 45. ( 3 ) ОВ L 145, 31.5.2001 г., стр. 43. ( 4 ) ОВ L 8, 12.1.2002 г., стр. 1. ( 5 ) ОВ 17, 6.10.1958 г., стр. 406/58. ( 6 ) ОВ L 298, 26.10.2012 г., стр. 1.